2017/01/26

ネイルサロン開業|カルテを無料提供します!個人情報保護法対策付き♪

 

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ネイルサロン開業で作成したカルテ、無料で差し上げます!怪しい?(笑)

どーも、びなっちです。

 

今回は、お客様の大切なデータ「カルテ」をお伝えします。

 

全部教えます!『しくじり経営』が役に立ちますように。ネイルサロン開業に参考にしてください。

 

 

ネイルサロンのカルテは自前で作成

あなたは、ネイルサロンのカルテ、どうしてますか?

 

ネイルサロンのカルテをどうするか悩みました。

 

無料ダウンロートも色々あるけれど… なるべくペーパーレスで、それに、あることも盛り込み一体化したかったので、自作です。

 

あること?

 

ネイルサロンのカルテと個人情報保護法におけるお客様の個人情報の同意書を一緒にしたっかたのです。

個人情報の保護に関する法律

 ➡ http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H15/H15HO057.html

第四章 個人情報取扱事業者の義務等 (利用目的の特定)

第十五条  個人情報取扱事業者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。

2  個人情報取扱事業者は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

 

あなたもご存知の通り、お客様の住所、電話番号などは、個人情報保護法上、ネイルサロン側の利用目的に同意いただく必要があるのです。

 

ネイルサロンで個人情報が、どのように扱われるのかという説明文へお客様から署名をいただく『同意書』を用意するのです。

 

ネイルサロン開業時にお客様に必要なもの

  • 個人情報保護法による個人情報の取扱などの同意書
  • 施術記録用のカルテ

 

これを、一つにできたら、いいな〜と考えたのです。

そして、カルテを作成しました。

 

■ 自作ネイルサロンのカルテ 1枚目

個人情報保護法による「個人情報の取扱い適用と利用目的を記載し、それに対して署名記載欄を設置」

 

■ 自作ネイルサロンのカルテ 2枚目以降

次回来店からのネイルの施術記録です。

 

 

紙カルテで管理したときに感じた問題点

 

ネイルサロンのカルテの管理方法はというと、お客様の名字であいうえお順にファイリングしていました。

 

■ 紙カルテのメリット

見やすい、探しやすい

ネイルデザインを絵で書くことができる

施術の記録もカテゴリーにそって書きやすい

隙間時間に書ける

 

■ 紙カルテのデメリット

お客様が増えれば、ファイルの数が増える(←嬉しいこと?)

紛失の恐れ

 

 

ホットペッパービューティーのサロンポードにも顧客管理データベースを構築できるコンテンツがあるにはありました。

その当時(2014年8月)は、顧客管理一覧をExcel出力できないこと、入力情報のカスタマイズができないこと、システム障害、そのときのデータバックアップの保障などなど、このような理由で使いませんでした。

 

顧客管理データはだせなかったけど、予約機能であるその情報 予約/キャンセル/来店実績のまとめ出力はExcelで可能よ。

分析資料として大助かりでした(笑)

 

さらに、2015年2月から導入されたレジ機能の追加によって売上管理は簡単になりました。

 

 

 

 カルテが紛失?!ネイルサロン内で大騒ぎになる

ネイルサロンのLINEグループにチーフから、こんなメッセージ

 

    ◎◎さんのカルテがありません!どうしましょうか?5冊分あるファイルの中を探しましたがありません!

    ネイリスト

 

 

やはり、起きてしまったか…

びなっち

 

 

 

そのお客様はリピーター様で、すでに4回以上の来店実績がありました。

来店当日に、お客様のカルテから過去のネイルデザインや会話などをお迎えのために確認するのがサロンワークです。

 

4週間前後で来店されるお客様ですから、ネイルデザインはオフするときに見ればわかります。

 

この時、チーフが接客についたのもあって、 なんとか失礼なく切り抜けることができました。

 

さて、紙カルテは2枚以上あるわけで、どこへ行ったのか?

ネイルサロンの面積は、40平米のほどです。

 

紛失の原因は何でしょうか?

ネイルサロンから外へ持ち出す、それとも、もしかして間違えてゴミ箱に捨ててしまった?

 

A4サイズの紙カルテ。

 

紛失の原因を考えてみましたが、そのような原因では無いように思いました。

 

そして、他のネイリストが思い出したのです!

 

このお客様、ホットペッパービューティー登録名は旧姓です!

ネイリスト

 

 

 

さとうさん(仮)であって、たかはしさん(仮 旧姓)じゃなかったということ。

たかはしさんを探してもあるわけないですよね。

 

このようなケース、実は、数件ありました。

★ホットペッパービューティーでは、旧姓のままの利用しているので、ネイルサロンのカルテには、結婚して姓が変わっているお客様。

★ 子どもの名前で予約して来たのがお母様 旦那さんの名前で予約して来たのが奥さん(←まさかの男性客???)でも、予約のコメント欄に「妻行きます」と書いてありました(笑)

 

商売とは、面白いことが多発します。

これは、やらなければ知り得ないリアルな体験になったのです。

 

 

ネイルサロンのカルテテンプレート無料で差し上げます。

ネイルサロン開業に作成した資料は、あれだけ(←どんだけ?)苦労したのに、もったいないな…と思うわけです。

 

あなたの少しでもお役に立てたら嬉しいです。

 

【注意事項】

2014年8月に作成したものであり、利用する際には、個人情報保護法の改正やご自身のネイルサロンにそった個人情報保護法を遵守する取り扱い方を明記してくださいね。

ご使用の際は、自己責任でお願いしますw。

最後まで、ご覧いただき、ありがとうございました。

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